Vår integritets- policy

VÅR POLICY FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER


1 Bakgrund och syfte 

1.1 Sphinxly AB värnar om sina kunders, leverantörers, partners och anställdas integritet och är alltid mån om att följa gällande dataskyddsregelverk. Var och en har rätt till skydd av de personuppgifter som rör honom eller henne. 

1.2 Sphinxly AB har därför antagit denna Policy för behandling av personuppgifter för att säkerställa att alla inom organisationen följer dataskyddsreglerna. 

1.3 Den 25 maj 2018 börjar dataskyddsförordningen tillämpas. Den medför ett förstärkt skydd för de personer vars personuppgifter behandlas och den ställer fler och hårdare krav på organisationer som behandlar personuppgifter. 

2 Tillämpningsområde och omfattning 

2.1 Policyn gäller för Sphinxly ABs alla anställda och konsulter, på alla marknader och vid var tid. 

2.2 Sphinxly ABs styrelse ska se till att denna Policy efterlevs, vilket bland annat innefattar utbildning för alla anställda. Informationen till de anställda ska även innefatta information om att överträdelse av policyn kan komma att medföra t ex arbetsrättsliga konsekvenser. 

3 Grundläggande principer 

3.1 De grundläggande principer som beskrivs nedan ska alltid iakttas när personuppgifter behandlas. Sphinxly AB ansvarar för och ska kunna visa att principerna efterlevs. 3.1.1 Laglighet, skälighet, transparens – Personuppgifter ska behandlas lagligt, korrekt och transparent i förhållande till den registrerade. Det innebär att varje typ av behandling ska baseras på en giltig s k laglig grund, såsom exempelvis fullgörande av avtal, fullgöra en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse, berättigat intresse eller samtycke (se avsnitt 5 nedan). Kan man inte identifiera någon laglig grund som är tillämplig för behandlingen får behandlingen således inte utföras. Utgångspunkten för denna princip är tydlig kommunikation med den registrerade om bl a för vilka ändamål personuppgifterna behandlas, vilken typ av behandling som utförs, om och hur personuppgifterna delas med andra, hur länge personuppgifterna lagras och hur man kommer i kontakt med Sphinxly AB. De registrerade ska alltså ges tydlig och transparent information om behandlingen av deras personuppgifter. 

3.1.2Ändamålsbegränsning – Personuppgifter får endast samlas in och på annat sätt behandlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och de får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. 

3.1.3Uppgiftsminimering – Personuppgifter som behandlas ska vara adekvata, relevanta och inte alltför omfattande i förhållande till ändamålen. 

3.1.4Riktighet – personuppgifter som behandlas ska vara korrekta och om nödvändigt uppdaterade. 

3.1.5Lagringsbegränsning – Personuppgifter får inte lagras under längre tid än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. När uppgifterna inte längre behövs måste dessa gallras, vilket innebär att de antingen måste raderas eller avidentifieras. 

3.1.6 Principen om ansvarsskyldighet innebär att Sphinxly AB måste kunna visa att dataskyddsförordningen efterlevs. Bolaget måste därför exempelvis dokumentera implementerade och planerade processer och åtgärder som avser dataskyddsfrågor.

Vidare ska det finnas ett register över alla typer av behandlingar av personuppgifter som utförs och Sphinxly AB ska kunna redovisa ett sådant register för tillsynsmyndigheten när så krävs.

 

4 Personuppgifter 

4.1Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person och som direkt eller indirekt kan identifiera en person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, lokaliseringsuppgifter eller faktorer som är specifika för en persons fysiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Uppgifter som enskilt inte når upp till kraven kan tillsammans ändå utgöra personuppgifter. 

4.2 All behandling av personuppgifter omfattas av dataskyddsförordningen och dess regler. Med behandling menas en åtgärd eller kombination av åtgärder avseende personuppgifter, som utförs helt eller delvis automatiserat. Även personuppgifter i e-post och i dokument på servrar, i en enkel lista, på webbplatser och i annat ostrukturerat material omfattas. 

 

5 Laglig grund för behandlingen av personuppgifter 

5.1 En behandling av personuppgifter är endast laglig om och i den mån någon av följande grunder är tillämplig.  

5.1.1 Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att personuppgifterna behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Särskilda krav finns som måste vara uppfyllda för att samtycket ska vara giltigt. 

5.1.2 Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. 

5.1.3 Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Sphinxly AB. 

5.1.4 Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person (t ex när det är fara för livet). 

5.1.5 Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Sphinxly ABs eller tredje parts intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, (intresseavvägning). Vid intresseavvägning tillkommer särskilda krav på dokumentation avseende den bedömning som gjorts. 

 

6 Säkerhetsåtgärder, behörighetsstyrning och åtkomst, radering 

6.1 Personuppgifterna ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna med användning av tekniska och organisatoriska åtgärder. Organisatoriska säkerhetsåtgärder kan innebära att behörighetskontroll används för de system som innehåller personuppgifter, loggning av åtkomst till personuppgifter eller att datorer och dylikt som innehåller personuppgifter ska förvaras så att obehörig åtkomst försvåras och inte lämnas framme. Exempel på tekniska åtgärder som måste kontrolleras är om Bolaget har tillräckliga back-up rutiner, tillräckliga brandväggar, lösenordskyddade trådlösa nätverk, uppdaterat virusskydd, lösenordsskydd för mobila enheter såsom mobiltelefoner och surfplattor, skydd mot obehörig intern åtkomst, lösenordskrav, kryptering vid behov, loggning av, åtkomst till och användning av IT-system m m. 

6.2 Personuppgifter får inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Genom att upprätta och följa en gallringsrutin för respektive databas/behandling säkerställer man det strukturerade gallringsarbetet. Även personuppgifter i så kallat ostrukturerat material såsom i dokument på servrar, i en enkel lista, på webbplatser etc behöver raderas när ändamålet med behandlingen är uppfyllt.

 

7 Överföring till tredje land 

7.1 För överföring av personuppgifter till länder utanför EU och EES (så kallad tredjelandsöverföring) gäller särskilda regler. Dataskyddsförordningen innebär att alla EU:s medlemsstater samt EES-länderna har ett likvärdigt skydd för personuppgifter och personlig integritet och därför kan personuppgifter föras över fritt inom det området utan begränsningar. För länder utanför det området finns däremot inte några generella regler som ger motsvarande garantier och därför får tredjelandsöverföring endast ske under särskilda förutsättningar. behöver analyseras särskilt. 

 

8 Konsekvensbedömning 

8.1 Sphinxly AB har en särskild rutin på plats för att kunna identifiera och hantera särskilda integritetsrisker inom verksamheten och för strukturerad uppföljning. Särskilda risker för fysiska personers rättigheter och friheter kan exempelvis förekomma i samband med en viss typ av behandling av uppgifter, särskilt känsliga uppgifter, behandling i särskilt stor omfattning, användning av ny teknik eller dylikt. 

8.2 Om en ny eller ändrad personuppgiftsbehandling i visst avseende sannolikt kan komma att medföra hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter ska rutinen följas och en bedömning göras av effekterna av de påtänkta behandlingarna för skyddet av personuppgifter innan behandlingen påbörjas. 

 

9 Registerutdrag och utlämnande 

9.1 Dataskyddsförordningen ger de registrerade ett flertal rättigheter vad gäller behandling av personuppgifter. Det är Sphinxly ABs uppgift att uppfylla dessa rättigheter och tillse att tillräckliga processer härför finns för att tillmötesgå de registrerade. 9.1.1 Den registrerade har rätt till informationnär personuppgifterna samlas in. Denna information ska tillhandahållas i en lättillgänglig skriftlig form med ett klart och tydligt språk. I dataskyddsförordningen föreskrivs ett antal tydliga krav som måste vara uppfyllda och kraven varierar beroende på om informationen har samlats in från den registrerade själv eller från tredje man. 

9.1.2 Den registrerade har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som tillhör denne behandlas, och i sådana fall få en kopia av personuppgifterna (registerutdrag). Denna rättighet gäller oberoende av den plats där personuppgifterna behandlas. 

9.1.3 Om personuppgifter som behandlas är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva korrigering. Om den registrerade visar att ändamålet för vilket personuppgifterna behandlas inte längre är tillåtet, nödvändigt eller rimligt under omständigheterna, ska de aktuella personuppgifterna raderas, om det inte finns några lagbestämmelser som anger annat. 

9.1.4 Den registrerade har rätt att överföra personuppgifter som denne lämnat till Sphinxly AB till annan personuppgiftsansvarig (rätt till dataportabilitet) om behandlingen stöds på de lagliga grunderna avtal eller samtycke. Personuppgifterna ska tillhandahållas den registrerade i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Om det är tekniskt möjligt kan den registrerade begära att uppgifterna överförs direkt till annan personuppgiftsansvarig. Rätten gäller endast för de personuppgifter som den registrerade själv har lämnat till Sphinxly AB. 

9.1.5 Den registrerade har i vissa fall rätt att kräva att Sphinxly AB begränsar behandlingen av dennes personuppgifter, d v s begränsar behandlingen till vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när den registrerade anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt att personuppgifterna rättas. Den registrerade kan då begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds. När begränsningen upphör ska den enskilde informeras om detta. 

9.1.6 Den registrerade har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som stöds på legitimt intresse som rättslig grund. Vid en invändning ska Bolaget upphöra med behandlingen om man inte kan visa tvingande legitima grunder för behandlingen som överväger den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen av personuppgifter utförs för etablering, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. 

9.1.7 I vissa fall har den registrerade rätt att begära radering av sina personuppgifter (”rätten att bli bortglömd”). Ett exempel är när samtycke är den lagliga grunden för behandlingen och den registrerade återkallar sitt samtycke. 

9.1.8 När personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring har den registrerade rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter om denne. Om en registrerad motsätter sig behandling av personuppgifter för direktmarknadsändamål ska behandling för sådana ändamål upphöra. 

 

10 Personuppgiftsincidenter 

10.1 En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust, ändring eller obehörig åtkomst till personuppgifter. Exempel på personuppgiftsincidenter kan vara stöld av kundregister, oavsiktligt avslöjande av löneinformation via e-post till fel mottagare, en anställd tar hem en okrypterad arbetsdator som senare stjäls i ett inbrott och som leder till att information om anställda eller kunder avslöjas, personuppgifter publiceras på webben av misstag, en bärbar dator innehållande personuppgifter tappas bort eller stjäls, m m. 

10.2 Personuppgiftsincidenter kan behöva anmälas till tillsynsmyndigheten inom 72 timmar från upptäckten av incidenten om det är sannolikt att det föreligger en risk för fysiska personers rättigheter och friheter. Inträffade incidenter ska dokumenteras och man kan behöva underrätta berörda registrerade.  

11 Övrigt 

11.1 För definitioner avseende termer som används i den här policyn hänvisas till dataskyddsförordningen. 

11.2 Denna policy ska uppdateras årligen eller vid behov baserat på instruktioner från Sphinxly ABs styrelse.

 

12 Frågor 

Vid frågor som anknyter till behandling av personuppgifter, vänligen kontakta Robert Edvardsson, VD på Sphinxly AB. 

 

Vi bygger bra hemsidor

Några kunder…

Zengun en komplett leverantör i byggbranschen med mål att bli Sveriges bästa arbetsgivare. Vi har byggt en skön hemsida med fokus på det mänskliga i bolaget.

Visa fler kunder
Vi bygger bra hemsidor

Några kunder…

Ambrosia är ett nystartat hedgefondbolag grundat av Jonas Andersson, Kerim Kaskal, Ante Nilsson och Torbjörn Olofsson. Sphinxly har tagit fram en enkel och tydligt webbplats där man som besökare kan läsa om deras investeringsfilosofi, ta del av fonddata samt köpa och sälja andelar.

Visa fler kunder
Vi bygger bra hemsidor

Några kunder…

Hydropool säljer Swimspa och Spabad med hög kvalitét. Vi har byggt en grym hemsida med produktöversikt, beräkningar för kemikalier och kredit, återförsäljarlista och mycket mer.

Visa fler kunder
Vi bygger bra hemsidor

Några kunder…

Retail24 är med sina c.a 1300 fältagenter ett av Nordens ledande företag inom sälj, demo och merchandising inom detaljhandeln. Vi har skapat en modern och internationell hemsida på 6 olika språk, som ska inspirera och visa på verksamhetens storhet och engagemang.

Visa fler kunder
Vi bygger bra hemsidor

Några kunder…

Recpro hjälper företag att skapa sin egen struktur och organisation för att hitta nya talanger - dvs ett nytänkande sätt att slippa alla envisa rekryteringsföretag. Sphinxly har skapat en grafisk profil inkl logotyp tillsammans med hemsidan - som ska visa på unikiteten och känslan av frihet som Recpro vill förmedla.

Visa fler kunder

"Nordic Fixed Income anlitade Sphinxly för att skapa en ny, modernare hemsida som bättre matchade vår profil. Det professionella och tillmötesgående bemötandet har gjort att våra önskemål och behov kom fram och uppfylldes till fullo. Med Easyweb är det möjligt för oss att enkelt och smärtfritt hantera vår hemsida på egen hand, ett mycket användarvänligt och smidigt verktyg. Vi är väldigt nöjda med deras arbete och det färdiga resultatet. Sphinxly är verkligen en skön webbyrå.”

Johanna Garpenlöv, Nordic Fixed Income

"På rekordtid har vi byggt upp en helt ny webbplats med ett fantastiskt bra stöd av Sphinxlys experter. De tydligaste svaren på att webbens attraktivitet och relevans för våra målgrupper är den statistik som Google Analytics visar redan efter kort tid: Extremt låg sk avvisningsfrekvens vilket betyder att sajten har mycket hög relevans. Dessutom är besökarna i snitt inne på 4,5 sidor, också det ett tecken på att sajten skapar både nyfikenhet och intresse."

Ola Bergfeldt, CMO på IAMIP

"Redan när vi tog kontakt med Sphinxly hade vi höga förväntningar, något som Sphinxly verkligen levt upp till. Efter att ha träffat Robert och gänget så inväntade vi ett första utkast och därifrån har det bara varit glada miner. Måste säga att det är väldigt enkelt att arbeta i Easyweb. "

Patric Ljung, Hydropool

"Vi ville göra om vår webbplats för att både passa våra kunder bättre men också för att göra den mer modern. Sphinxly förstod precis våra behov och lyckades dessutom göra en riktigt snygg sajt där detaljer från vår logotyp användes på ett smart sätt i designen. Vi har fått många kommentarer från kunder att vår sajt är både snygg och lätt att använda och vi kan själva styra innehållet enkelt via Easyweb."

Staffan Melin, Require

”Pizza Hut har jobbat med Sphinxly sedan 2013. Före det har jag även jobbat med Sphinxly på andra företag. Sphinxly är en innovativ webbyrå med hög servicenivå och kunskap. De är enkla att jobba med och jag får alltid snabb hjälp när jag behöver. Dessutom använder jag publiceringssystemet Easyweb för att hantera hemsidan och som är väldigt enkelt och användarvänligt. Kombon av Sphinxly som webbyrå och publiceringssystemet Easyweb gör det till en enkel match att hantera vår välbesökta hemsida"

Annie Jansson, marknadschef Pizza Hut
Hej! Vill du boka möte, få offert eller ställa en fråga? Hej! Vill du komma i kontakt med oss? Fyll i dina uppgifter så ringer vi upp dig. Självklart helt förutsättningslöst.
Eller ring: 08- 665 00 30